Nicht nur zum Jahresende möchten Arbeitnehmer:innen sich einen Überblick über ihr Zeit- und Urlaubskonto verschaffen. Wie viele Urlaubstage habe ich für das laufende Jahr noch? Weist mein Stundenkonto Überstunden auf? Wie kann ich meinen Resturlaub planen?
Produra 4 bietet im Zeitkonto jederzeit einen übersichtlichen und aktuellen Überblick über das Stunden- und Urlaubskonto. Die Mitarbeiter:innen haben so ganz unkompliziert eine Übersicht über bereits in Anspruch genommene Urlaubstage und die verbleibenden Resturlaubstage. Die Vorgesetzten haben – je nach voreingestellten Zugriffsrechten – ebenfalls stets den exakten Überblick über die Zeitkonten der Teammitglieder. Für eine erfolgreiche Projekt- und Urlaubsplanung ist diese Funktion besonders relevant.
Übersicht über das persönliche Stunden- und Urlaubskonto
Jede:r Arbeitnehmer:in hat einen gesetzlich geregelten Anspruch (z. B. in Deutschland §3 BUrlG) auf eine bestimmte Anzahl von jährlichen Urlaubstagen. Darüber hinaus gewähren viele Unternehmen übergesetzlichen Urlaub, dieser wird im Arbeitsvertrag festgelegt. Daher sind für viele Arbeitnehmer:innen 25-30 Urlaubstage pro Jahr üblich. Den Urlaub muss man im laufenden Kalenderjahr nehmen, unter Umständen ist jedoch eine Übertragung auf das Folgejahr möglich. Arbeitnehmer:innen müssen Resturlaubstage in der Regel bis Ende März in Anspruch nehmen, da sie sonst verfallen.
Das übersichtliche Zeitkonto in Produra 4 zeigt für jede:n Mitarbeiter:in alle Stunden-, Urlaubs- und andere Sondereinträge. Auch der Teamleitung ist dadurch eine exakte Auswertung der täglichen Arbeitszeiten sowie der schnellen Überblick über die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter:innen möglich:
- Tägliche Sollstunden und tatsächlich geleistete Arbeitsstunden im Überblick
- Arbeitsbeginn und -ende
- Dauer der täglichen Pausenzeiten
- Tägliche Differenz zwischen Soll- und Ist-Arbeitsstunden
- Erfasste Urlaubszeiten und andere Sondereinträge wie z. B. Krankheitstage, Fortbildung oder Berufsschule
- Automatische Berechnung von Überstunden und Urlaubssaldo
Die Administration kann die Lese- und Zugriffsrechte auf die Zeitkonten individuell für Mitarbeiter, Teams und Abteilungen definieren, damit für die einzelnen Mitarbeiter:innen jeweils nur jene Funktionen nutzbar sind, für die die Autorisierung erfolgt ist.
Berücksichtigung von regionalen Feiertagen
Zusätzlich zu den Urlaubsansprüchen gibt es gesetzliche Feiertage, an denen Arbeitnehmer frei bekommen. In Deutschland und auch in anderen Ländern ist die Anzahl der gesetzlichen Feiertage je nach Bundesland bzw. Region unterschiedlich. Für die Berechnung der Urlaubstage und Soll-Arbeitszeiten kann Produra 4 nationale Feiertage automatisch für alle Mitarbeiter übernehmen. Außerdem können Sie regionale Feiertage anlegen. Für Unternehmen mit Standorten in unterschiedlichen Regionen oder Ländern ist diese Funktion besonders wichtig und praktisch, denn dadurch erfolgt die Berechnung der Zeitkonten automatisch jeweils auf Basis der regionalspezifischen Feiertage.
Darüber hinaus bietet Produra 4 die Möglichkeit, zusätzliche Feiertage anzulegen. Dabei kann jeweils festgelegt werden, ob dieser Feiertag nur in bestimmten Regionen zur Anwendung kommen soll.
Wochenarbeitszeit und Urlaubsanspruch bei Teilzeit
Für Mitarbeiter:innen, die nicht in Vollzeit arbeiten, kann die tägliche Soll-Arbeitszeit individuell festgelegt werden. Zum Beispiel wäre es denkbar, dass ein:e Teilzeitbeschäftigte:r mit 20 Wochenstunden an fünf Tagen jeweils vier Stunden lang arbeitet, oder aber die Arbeitszeit auf vier Tage zu je fünf Stunden. In Produra 4 können Sie all diese Arbeitszeitmodelle darstellen und individuell für jede:n Mitarbeiter:in hinterlegen.
Bei Teilzeitbeschäftigten muss gegebenenfalls auch der Urlaubsanspruch entsprechend angepasst werden. Denn der gesetzliche Mindestanspruch von 20 Tagen bezieht sich auf eine 5-Tage-Woche. Arbeitet eine Teilzeitkraft jedoch nur an vier Tagen pro Woche, so würde sich der gesetzliche Urlaubsanspruch auf 16 Tage reduzieren. In Produra 4 werden solche Abweichungen automatisch berücksichtigt: Nimmt diese Teilzeitkraft eine Woche Urlaub, werden dann entsprechend der eingetragenen Sollzeiten nur vier Urlaubstage vom Urlaubskonto abgezogen.
Verwaltung von Arbeitszeit und Urlaubsanspruch
Für Mitarbeiter, deren Regelarbeitszeiten und Urlaubsansprüche von den Standardzeiten abweichen, können die Sollzeiten und Urlaubsansprüche in Produra 4 passend angelegt werden. Der oder die Vorgesetzte kann sowohl den Urlaubsanspruch als auch die Soll-Arbeitszeiten verwalten und beispielsweise zusätzlich gewährten Sonderurlaub eintragen. Weitere Hinweise dazu finden Sie auch in der Produra-Hilfe.